Note de frais

Note de frais : définition

Une note de frais est un document qui récapitule les dépenses engagées dans le cadre d’une activité professionnelle, pour obtenir un remboursement. Elle est utilisée par les salariés, les dirigeants et les indépendants. Chaque dépense doit être justifiée, datée et liée clairement à une mission professionnelle.

Une bonne note de frais doit permettre à la direction ou à la comptabilité de comprendre immédiatement : qui a payé quoi, quand, pourquoi, pour le compte de qui, et pour quel montant TTC.

Catégories de frais remboursables dans une note de frais

Voici les principaux types de frais professionnels qu’on retrouve dans une note de frais :

🧾 1. Déplacements professionnels

Dépenses liées à un déplacement professionnel pour une mission, un rendez-vous client, une intervention technique, une formation externe, etc.

🚗 Frais kilométriques

Indemnisation calculée selon le nombre de kilomètres parcourus quand un véhicule personnel est utilisé pour un déplacement pro. On précise le type de véhicule, la distance totale, le motif du déplacement et la date.

🚆 Transports

Billets de train, avion, taxi/VTC, métro, bus, péages, parking en mission. Il faut garder les reçus ou confirmations de réservation.

🍽️ 2. Repas professionnels

Repas pris avec un client, un prospect, un partenaire, ou repas pris en déplacement quand le salarié ne peut pas rentrer déjeuner. Le nom du client/participant et l’objet du repas sont à indiquer.

🏨 3. Hébergement

Nuit(s) d’hôtel, taxe de séjour, frais annexes professionnels (connexion internet hôtel, parking hôtel pro, etc.). Lieu, date, mission et montant TTC doivent être indiqués.

🛠️ 4. Matériel et fournitures

Achat ponctuel et nécessaire à la mission : outillage, pièces techniques, consommables, fournitures terrain.

💻 5. Équipement informatique et bureautique

Écran, clavier, souris, câble, casque micro, webcam, logiciel, licence. Ces achats doivent être justifiables comme utiles à l’activité pro.

🏢 6. Locaux et charges

Location ponctuelle d’une salle, coworking à la journée, badge parking, badge d’accès site client. Dans certains cas, on peut inclure une quote-part de loyer pour le télétravail (selon la politique interne).

📱 7. Téléphonie et internet

Abonnements téléphoniques, forfait data, ligne pro dédiée, frais de roaming à l’étranger. On indique la période concernée et l’usage professionnel.

📚 8. Formation et documentation

Inscription à une formation, achat d’un manuel technique, abonnement à un service métier. Indiquer le thème et l’intérêt professionnel.

🎁 9. Représentation et communication

Cadeaux clients raisonnables, goodies, participation à un événement pro, inscriptions salons, cartes de visite, supports marketing.

💳 10. Frais bancaires et administratifs

Frais de change, commissions bancaires en déplacement international, frais de virement urgent, frais de retrait dans le cadre d’une mission. Ces frais doivent être rattachés à une mission précise.

🧍‍♂️ 11. Divers

Poste “autres dépenses professionnelles exceptionnelles” : à utiliser seulement si la dépense est légitime, ponctuelle et explicable clairement. Toujours décrire le contexte.

Mentions obligatoires d’une note de frais

• Date de la dépense
• Nature de la dépense (repas, hôtel, déplacement, etc.)
• Montant TTC et, si possible, montant HT
• Devise si paiement en monnaie étrangère
• Justificatif correspondant (ticket, facture, reçu, facturette CB…)
• Motif professionnel (rendez-vous client, mission sur site, salon, etc.)
• Identité du demandeur (salarié, dirigeant, indépendant)
• Signature / validation

Erreurs fréquentes à éviter

• Oublier de conserver les justificatifs (tickets, factures)
• Confondre dépense personnelle et dépense professionnelle
• Arrondir les montants au lieu d’indiquer le montant exact
• Ne pas préciser le contexte du déplacement ou du repas
• Présenter la note de frais trop tard par rapport aux délais internes de remboursement

Exemple de structure d’une note de frais

1. Identité de la personne qui demande le remboursement
2. Tableau des dépenses (une ligne par dépense)
3. Total par catégorie (déplacement, repas, hébergement, etc.)
4. Total général TTC à rembourser
5. Déclaration sur l’honneur / certification
6. Signature du demandeur
7. Visa / validation de l’employeur ou du service comptable
8. Justificatifs attachés en annexe

FAQ – Note de frais

Une note de frais est-elle obligatoire ? Elle est indispensable pour obtenir le remboursement de frais professionnels et pour la comptabilité de l’entreprise. Sans note validée, le remboursement peut être refusé.

Une capture photo du ticket suffit-elle ? En général oui, si le justificatif est lisible (montant TTC, date, TVA). Certaines entreprises demandent l’original papier pour l’archivage.

Peut-on se faire rembourser un restaurant pris seul ? Oui dans certains cas précis (déplacement professionnel empêchant le retour au bureau ou au domicile), selon la politique interne ou les plafonds définis.