1. À quoi sert une quittance de loyer ?
La quittance de loyer est un écrit par lequel le bailleur reconnaît avoir reçu le paiement du loyer et, le cas échéant, des charges, pour une période donnée. C’est donc une preuve de paiement pour le locataire.
Elle peut être demandée lors d’un futur changement de logement, pour constituer un dossier locatif, ou encore par certaines banques ou administrations. Même si elle semble simple, une quittance mal rédigée peut prêter à confusion en cas de litige.
2. La quittance de loyer est-elle obligatoire ?
Le bailleur n’est pas obligé d’envoyer une quittance chaque mois spontanément, mais il doit en fournir une gratuitement au locataire qui en fait la demande. C’est une bonne pratique de la transmettre régulièrement, par exemple par e-mail en PDF.
Si le locataire ne règle qu’une partie du loyer, le bailleur doit délivrer un reçu pour le montant effectivement payé, et non une quittance globale.
3. Les mentions indispensables d’une quittance de loyer
Pour éviter les contestations, une quittance de loyer devrait toujours mentionner clairement :
- L’identité du bailleur (ou de son mandataire) et du locataire.
- L’adresse du logement concerné.
- La période de loyer payée (mois et année, ou dates exactes).
- Le montant du loyer et, le cas échéant, des charges.
- Le montant total reçu (en chiffres et éventuellement en lettres).
- La date d’émission de la quittance.
- La signature du bailleur ou de la personne mandatée.
Vous pouvez ajouter des informations complémentaires : mode de paiement, rappel qu’aucun autre montant n’est dû pour la période concernée, référence du contrat de location, etc.
4. Exemple de modèle de quittance de loyer
Voici un exemple de structure que l’on retrouve dans une quittance de loyer classique :
Objet : Quittance de loyer
Je soussigné(e) [Nom, Prénom / Raison sociale], bailleur du logement situé [adresse complète], déclare avoir reçu de [Nom, Prénom du locataire] la somme de [montant en euros] au titre du loyer et des charges pour la période du [date de début] au [date de fin].
En conséquence, le locataire est quitte de la somme susmentionnée pour cette période.
Fait à [ville], le [date].
Signature du bailleur
Avec DocumentFacile.com, ce modèle est généré automatiquement à partir des informations que vous renseignez : identité, adresse, période, montant, etc.
5. Envoyer et archiver les quittances de loyer
Aujourd’hui, il est très courant d’envoyer les quittances de loyer par e-mail, au format PDF. C’est pratique pour tout le monde : le locataire peut les classer facilement, et le bailleur garde une trace numérique en cas de besoin.
Voici quelques bonnes pratiques :
- Nommer les fichiers clairement (ex. : quittance-loyer-03-2025.pdf).
- Conserver une copie de chaque quittance dans un dossier dédié.
- Envoyer les quittances depuis une adresse e-mail professionnelle ou clairement identifiée.
- Joindre au besoin un rappel des coordonnées de contact du bailleur.
6. Générer vos quittances de loyer en PDF avec DocumentFacile.com
Remplir une quittance à la main chaque mois peut vite devenir chronophage, surtout si vous avez plusieurs locataires. Le générateur de quittances de loyer de DocumentFacile.com vous permet de :
- Saisir une fois les informations du bail (bailleur, locataire, adresse, loyer).
- Renseigner la période concernée et le montant payé.
- Obtenir automatiquement une quittance prête à être imprimée ou envoyée en PDF.
Le prix reste simple : 0,99 € TTC par PDF téléchargé. Un gain de temps appréciable pour les propriétaires particuliers comme pour les professionnels.